VLAN aziendali: separare la rete migliora la sicurezza
VLAN Aziendali: scopri come separare utenti e dispositivi per migliorare la sicurezza e le prestazioni della rete.
Collaborazione sicura: le impostazioni da verificare nella tua piattaforma
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Il lavoro ibrido ha reso videoconferenze, messaggistica, chiamate cloud e condivisione di documenti strumenti essenziali per le aziende. Una parte crescente delle comunicazioni professionali avviene quindi attraverso piattaforme digitali che gestiscono dati personali, file, registrazioni e informazioni riservate.
Per questo motivo, la scelta di una soluzione di collaborazione dovrebbe considerare non soltanto la qualità delle riunioni e la facilità di utilizzo ma anche sicurezza, privacy, controllo degli accessi e conformità alle normative europee.
Crittografia end-to-end delle comunicazioni
La crittografia protegge messaggi, file e comunicazioni durante la trasmissione e l’archiviazione, riducendo il rischio che possano essere intercettati o consultati da persone non autorizzate. Per le riunioni più riservate può essere opportuno verificare se la piattaforma supporta la crittografia end-to-end, che consente la decodifica soltanto ai dispositivi dei partecipanti autorizzati.
Questa configurazione può però comportare limitazioni rispetto ad alcune funzionalità che richiedono l’elaborazione dei contenuti come registrazioni cloud, trascrizioni, strumenti di intelligenza artificiale e alcune integrazioni. È quindi utile stabilire quali incontri richiedono il livello di protezione più elevato e quali necessitano di tutte le funzionalità della piattaforma.
Chi può entrare nelle riunioni
Il semplice possesso di un collegamento non dovrebbe garantire automaticamente l’accesso. Una piattaforma di collaborazione sicura deve permettere di distinguere tra utenti interni, ospiti autenticati e partecipanti esterni.
Sala d’attesa, approvazione dell’organizzatore, restrizioni per dominio e blocco della riunione aiutano a controllare gli ingressi. È inoltre importante poter limitare condivisione dello schermo, registrazione e invito di altri partecipanti.
Dove viene salvata la registrazione
Una registrazione può contenere immagini, conversazioni, documenti e decisioni aziendali. Per questo motivo è importante sapere se viene archiviata nel cloud o sul dispositivo dell’utente, in quale regione si trova e chi può consultarla.
Gli amministratori dei sistemi di collaborazione dovrebbero poter applicare criteri per decidere chi può registrare, per quanto tempo conservare il file e se autorizzarne il download o la condivisione esterna.
Chi legge trascrizioni e riassunti AI
Trascrizioni e riepiloghi automatici semplificano il recupero delle informazioni, ma generano nuovi contenuti che possono includere dati personali e dettagli riservati.
È importante verificare quali dati vengono elaborati, chi può attivare queste funzioni, chi può accedere ai contenuti. È inoltre opportuno verificare le modalità di utilizzo dei dati da parte del fornitore e se i contenuti aziendali vengono utilizzati per l’addestramento dei modelli.
Per quanto tempo restano messaggi e file
Conservare indefinitamente chat e documenti aumenta la quantità di dati accessibili in caso di violazione o utilizzo improprio dell’account.
La piattaforma di collaborazione dovrebbe consentire di definire tempi di conservazione differenti in base al contenuto, al reparto o agli obblighi applicabili, eliminando automaticamente ciò che non è più necessario.
Cosa succede se un dipendente lascia l’azienda o smarrisce il dispositivo?
Quando una persona cambia ruolo o conclude il rapporto di lavoro, l’account deve essere disattivato rapidamente e le sessioni ancora aperte revocate.
Nel caso di smarrimento o furto di uno smartphone, gli amministratori devono poter impedire l’accesso alla piattaforma, revocare i token di autenticazione e, quando previsto, rimuovere i dati aziendali dal dispositivo.
L’integrazione con sistemi centralizzati di gestione delle identità permette di aggiornare permessi e accessi senza intervenire manualmente su ogni singolo servizio.
Dove sono archiviati i dati
La localizzazione delle informazioni è particolarmente rilevante per le aziende europee. È quindi necessario conoscere in quale regione vengono conservati identità degli utenti, messaggi, file, registrazioni e dati relativi alle riunioni.
La residenza in Europa può facilitare la governance, ma non esclude eventuali trattamenti effettuati in altri Paesi per assistenza, integrazioni o servizi forniti da soggetti terzi.
Chi può accedere ai dati
Oltre agli utenti dell’organizzazione, alcuni dati possono essere trattati da fornitori coinvolti nell’erogazione del servizio. La documentazione contrattuale dovrebbe indicare quali soggetti partecipano al trattamento, quali attività svolgono e dove operano.
La disponibilità di informazioni sui sub-responsabili, sulle misure di sicurezza e sulle richieste delle autorità permette di valutare con maggiore consapevolezza il fornitore.
Proteggi le comunicazioni della tua azienda
La sicurezza di una piattaforma di collaborazione non dipende soltanto dalla tecnologia scelta, ma anche dalla corretta configurazione degli strumenti, dalla gestione degli accessi e dalle policy adottate dall’organizzazione.
Soluzioni come Let’s Co with Webex, basate su tecnologia Cisco, adottano un approccio “secure by design” e “private by default” mettendo a disposizione funzionalità per supportare una collaborazione più sicura con crittografia, controllo degli accessi, gestione centralizzata degli utenti e strumenti per la governance dei dati.
Contattaci per maggiori informazioni su come scegliere una soluzione di collaboration sicura e adatta alle esigenze della tua azienda.
FAQ: Frequently Asked Questions
Quali informazioni vengono gestite da una piattaforma di collaborazione aziendale?
Una piattaforma di collaborazione può gestire dati anagrafici degli utenti, messaggi, file condivisi, registrazioni, trascrizioni, dati relativi alle riunioni e informazioni sull’utilizzo del servizio. L’organizzazione dovrebbe classificare queste informazioni e stabilire quali contenuti possono essere condivisi attraverso la piattaforma.
L’archiviazione dei dati in Europa garantisce automaticamente la conformità al GDPR?
L’archiviazione dei dati in Europa può facilitare la gestione dei requisiti normativi e delle politiche aziendali, ma non rende automaticamente un’organizzazione conforme al GDPR. L’azienda deve valutare anche le finalità del trattamento, i tempi di conservazione, le autorizzazioni, le misure di sicurezza e gli eventuali fornitori coinvolti.
Qual è la differenza tra residenza e trattamento dei dati?
La residenza dei dati indica l’area geografica nella quale le informazioni vengono archiviate. Il trattamento dei dati comprende invece tutte le operazioni svolte sulle informazioni, come la consultazione, l’analisi, la modifica, l’assistenza tecnica o il trasferimento. L’azienda dovrebbe quindi valutare sia il luogo di archiviazione sia i soggetti che possono accedere ai dati.
Che cosa deve verificare un’azienda in caso di trasferimento dei dati fuori dall’Europa?
L’azienda deve verificare il Paese di destinazione, le garanzie adottate dal fornitore e gli strumenti previsti per proteggere le informazioni. Il titolare del trattamento deve inoltre valutare l’eventuale necessità di Clausole Contrattuali Standard e di ulteriori misure tecniche, contrattuali o organizzative.
Come devono essere valutate le funzionalità basate sull’intelligenza artificiale?
L’azienda dovrebbe verificare quali dati vengono elaborati dalle funzionalità di intelligenza artificiale, dove vengono archiviati, per quanto tempo vengono conservati e chi può consultarli. Gli amministratori IT dovrebbero inoltre configurare trascrizioni, riassunti e assistenti virtuali in modo coerente con le politiche aziendali e con le finalità del trattamento.
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